奥が深いぞ! メール道

 初めてのお客様と仕事の打ち合わせなどを行う場合、短時間でも直接顔を合わせてお話しすることができるなら、それ以上の方法はありません。たとえ打ち合わせ自体は、単に資料の受渡しだけで終わってしまったとしても、互いの表情や動作などを実際目で確かめながら話した経験を踏むことで、得られるものが大きいのです。顔を合わせるまでは行かなくても、電話で直接お話させて頂ける場合は、まだ声の表情などである程度相手のパーソナリティを推測することもできます。

 ところが、私のように在宅で仕事をしていると、コミュニケーションの手段としては、メールの占める比重がどうしても大きくなります。場所的にお近くで既に何年もお付き合い頂いているクライアントでも、電話でのやり取りすら一度もない方が普通にいらっしゃったりします。

 このメール、非常に手軽で確実なコミュニケーション・ツールである反面、文字情報のみ(まさかビジネスメールで絵文字もないので)のやり取りとなるため、使いこなしという面では非常に奥の深いツールでもあります。

 ビジネスメールにはそれなりの定型もあって、例文を紹介するサイトもけっこうあったりしますが、なかなかそれだけでは収まらない部分も。

 ビジネスメールはある程度単刀直入、簡潔に内容をまとめ、相手に手間をかけさせずに用件が伝わるようにするのが基本ルールではあるのですが、そこはそれ、相手の個性もいろいろあって、挨拶部分もそこそこに箇条書きに近いような書き方をしないとお叱りを受ける向きもあれば、逆にそれでは失礼に受け取られてしまう方も。お人柄をある程度こちらがつかんでいる場合はいいのですが、まだお付き合いも浅いお客様の場合、その辺りのサジ加減はなかなか難しいところが。

 ビジネスメールとはちょっと外れますが、中高生のメールマナーを採り上げた

「「件名なし」のメールを「常識」とする若者たち」

という小文をネットで見つけました。

 相手が仲間内に限られ使い勝手の面からも件名が疎かになりがちな携帯メールだと、私もついつい「件名なし」や「Re:○○」といった形で送りがち。仲間内で携帯電話を使ったメールのやり取りに慣れている中高生達は、事務的な用件等外部の人間にメールを送る際も仲間内へ発信するときと同じような調子で送ってしまう例が多いらしく、きちんと用件が伝わらなくて困る、と言った内容です。

 中高生にこの文の筆者が期待するようなメール・マナーを求めるのは少々酷な気もしますが、正直、大人同士のビジネスメールでも、これに類したケースに出くわすこともそう珍しいことではありません。

 流石に仕事を依頼されるクライアントから送られてくるメールではそれほどありませんが、データの入力などをお願いしている外注スタッフの方から送られてくるメールには、これに近い例がけっこうあります。

 仕事を手配する際こちらから送らせて頂いたメールに返信する形でメールを送っているのは分かりますが、至急確認の必要な用件なのに件名が「Re:○○」のままだったり、内容に関係なく常に「○○です」のようにご自分の個人名を件名に使用してあったり。

 受け取るこちらの状況はというと、通常複数の仕事を平行して進め、それぞれ多人数のスタッフさんに分担してお願いしている関係で、仕事関係のメールだけでも半端な数ではありません(忙しいときはメールの対応だけで一日終わってしまうようなことも)。やっかいなことに、これに毎日100件を超えるような数で届くスパムメールが加わります。ついつい、内容の確認も対応に急を要するようなものを優先して行うので、単に「Re:○○」のような件名のものはつい後回しになってしまったり、個人名を使った「○○です」のような件名のものは、最悪スパムと勘違い、うっかり削除してしまうようなケースも考えられないわけではありません。

 先の小文の内容ではありませんが、このようなメールの送り方は、「受け取る相手の状況に対する想像力がまったく働いていない」と受け取られても仕方がないでしょう。

 かく言う私も、えらそうに言えた義理ではありませんが、見積り依頼のメールなら、単に「Re:○○」のままではなく、「お問合せありがとうございました。」のような一言を手前にはさんだりするようなことは、常に心がけるようにしています。

 また、相手方の受信トレイが未読のメールで溢れかえっているケースも想定して、「○○質問の件」などメールを開く前にある程度内容が推測できるような件名を付けるような配慮をしていれば、見落とされるような不測の事態を招く予防策にもなります。

 個人で在宅の仕事をお請けしている立場から、営業活動はHP、仕事のやり取りはFAXかEメール、といった形になってしまうため、メールはかなり重要な仕事のアイテム。

 失礼な話ですが、クライアントからの問合せメールにも、依頼内容がよくつかめないものもないではなく、時にはどう返事を書くか途方にくれることも。
「Wordの入力をお願いしたいのですが、A4、1ページおいくらになりますか」
といった内容でも、問い合わせる側からすれば「参考になるような金額を返してくれれば」程度の気持ちで送られたんでしょうが、返信する側からすると、1ページの文字数が7~800字程度の場合と2,000字近くあるような場合とでは当然単価が変わってきますし、作業の内容もベタ入力に近いような場合もあれば、表や図がたくさん入ってレイアウト作業がけっこう大変だったり。うかつに金額を提示して、後で青ざめるようなケースも、時にはあったり。

 こういう場合でも、なるべく相手に失礼に受け取られないよう、うまく返事を返すには、まだまだ修行も欠かせないようです。

 ちょっとした配慮のあるなしで受注成績に差が出たりするメール道。つい忙しいと疎かにしてしまうこともあったりしますが、何とかメール道を極められるようお互い頑張りましょう。


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