メールのメンテはぬかりなく

相変わらずのご挨拶で我ながら情けないのですが、久々の更新となります。

11月中に件数が多く、入力内容も少々厄介なアンケート調査の入力が予定に入っていたため、それなりに警戒はしていたのですが、順にお仕事が重なってきて、11、12の二ヶ月間はまさに仕事漬けの日々。

一昨年の暮れに亡くなった母の一周忌などプライベートな用事も重なり、年末ギリギリまで連日朝から晩まで仕事用のパソコンの前に釘付けとなるハメに。一年間の仕事の垢が降り積もった仕事場の掃除もままならないまま、ついに年を越してしまいました。

一年こき使った報いか年末にややほころびの見えたパソコンのメンテを世間がお正月休みの間に済ませたいこともあって、晦日も元旦もひたすら仕事を片付ける毎日。お正月気分を味わったのは、わずかに家族で年越しソバを頂いたのと元旦の雑煮を頂いたぐらいのもの。例年、バタバタする時期ではありますが、今回は特に悲惨だったです(こんな書き方でお仕事を頂いたクライアントの皆様、ごめんなさい。お仕事を頂けるうちが華ですよね。よ~く、分かっておりますヨ、ハイっ。)。

まあ、一番残念だったのは「もう少し、もう少し」で仕事を続けているうちに、紅白で絢香がコブクロと「WINDING ROAD」を歌い始めたのが下のリビングから聞こえてきたこと。NHKさんも、もうちょっと出番を遅いめにしておいて欲しかったなあ。年末いくつかの歌番に両方揃って出ていたので、その度に気にしていたんですが、どういうわけかこの曲とは相性が悪く、たまたま風呂に入っている間に出番が終わっちゃったりして、結局一度もナマで歌っているところが見られずじまいでした。

まあ、それはそれとして、悲惨な状態に輪をかけたのには実はもうひとつ理由があります。忙しくなりかかった初っぱな、頭の中では既に「ヤバイぞ、ヤバイぞ」と警告音が鳴っていたのですが、ちょっとしたアクシデントでスタートダッシュに失敗したことです。

ポンポンと続けていくつかの仕事がスタートしかけたときに、ナンと、突然メールのやり取りに使っていたOutlookが立ち上がらなくなってしまったのです。

ちょうど、入力を終わってチェックに取り掛からなければならないデータがある程度溜まってきていたのですが、手前でひとつ片付ける必要のある仕事を抱えていて、添付のデータも保存しないままだったので、流石にパニックになりました。最終的にはメーラーを急遽Outlook Expressに切り替え、OutlookのデータをOutlook Express側で吸い上げることができたので何とか事なきを得ましたが、一時はマジで青ざめました。

原因ははっきりしていて、メールソフトの容量オーバー。

メールソフトはそれぞれに保存しているメールの容量に上限があり(Outlook Expressを例に挙げると2GBが一応の目処)、忙しさにかまけて知らぬ間にその上限を超えてしまったようなのです。

仕事柄毎日大量にメールをやり取りします。仕事が忙しくなると当然それだけやり取りするメールの数も多くなります。単にメールが多いだけではなく、スタッフさんの入力したデータ、クライアントさんが入力原稿をスキャンした画像データなど、それぞれのメールには添付ファイルがついてきます。画像データなどは総量で10MBを超えるようなケースもあり、短期間でもその容量はバカになりません。

かといって、仕事関係のメールはそうそう単純に削除もできないのです。

単なる入力作業でも、クライアントさんごとに仕様が微妙に異なります。名簿の入力なら、「(株)、(限)」等を「株式会社、有限会社」に揃えたり、当然逆のケースもありますし、区切りに挿入するスペースも半角に統一したり全角に統一したり、ベタ入力なら、表部分の処理ひとつでも、セルの末尾にTabを挿入したり、コンマを入れたり、はたまたセルごとにEnterで改行したり。

前にお引き受けしたことのあるお仕事なら、毎回のように一から確認させて頂くのは依頼して頂いたクライアントさんに失礼となりますので、ある程度基本的な部分はこちらで確認できるようにしておかなければなりません。場合によっては、「この前お引き受けしたのが1~2年前」といったケースもあり、削除する前に一通り後々確認できるような形に処理する必要があります。

そんな事情に加え、仕事上メルアドをWeb上で公開していることもあって、スパムメールにしても半端な量ではありません。そんなこんなで上限の2GBが例えば3GB、4GBになっても容量をオーバーするのはそれほど難しいことではないのです。

メールの容量については、もうひとつ取り上げておかないと片手落ちになります。

通常、不要なメールは「Delete」等で削除し、定期的に「削除済みアイテム」フォルダを空にするか、いきなり「Shift+Delete」でいちいちゴミ箱に入れずに削除してしまう、といった手順までで終わっている方が大半だと思います。

たいていの方はそこまでの処理でも取り立てて支障はないと思いますが、それだけではメールの保存フォルダの容量までは小さくならない、ということをご存知でしたか。

通常個人でやり取りするメールの量なら問題はないと思いますが、画像データを頻繁にやり取りしたり、といった容量の大きいメールの送受信が多い方などは、同じパソコンを何年も継続して使っていると、いつかは私が経験したようにメールソフトが保存容量のオーバーで起動しなくなる事態が起こる可能性があります。

なぜそんなことが起きるかというと、たいていのメールソフトでは、見た目は完全に削除されたように見えるメールも、復元して呼び出すことこそできないものの、データとしてはちゃんとメールの保存先に残っているためです。

このデータを完全に保存先のフォルダから排除しない限り、保存先フォルダのデータ容量は小さくはなりません。

Outlook Expressを例に挙げると、不要メールを完全にフォルダから削除するには、先に述べた「削除済みアイテム」フォルダを空にする手順まで行った後、「ファイル」メニューの「フォルダ」の中にある「すべてのフォルダを最適化する」を実行して初めて完全に保存フォルダから削除することができます。

「近頃、やたらメールソフトの動作が重くて」といった心配な症状のある方は、早速、不要メールを整理して試してみて下さい。

私は、お正月期間の間にOSの再セットアップからパソコンのクリーンアップを行ったのを機にメールソフトも「ジャストシステム」の「Shuriken」に切り替えました。

これまで使っていたMs系のものとは使い勝手が若干異なり、多少戸惑いはあるものの、動作が軽く、面倒な手間をかけなくても、自動でバックアップを行ってくれるなど、今のところ好感を持って使っています。

それにしても、日頃、多少不具合を感じていてもついついそこそこ動いているとちゃんとした対策を先送りして、冷や汗をかく事態を招きかねない、ということが身に染みて分かりましたので、データのバックアップ等今まで以上に対策を施しました。あまり自慢できたことではありませんが、先送り一辺倒の霞ヶ関や永田町をうろうろなさっている皆さんよりは多少はましかなと。

いや、ちょっと、これは余分なお話でした。

新しい年になって、どれぐらい更新ができるか分かりませんが、皆様、どうか本年もよろしくお願いします。


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